Se gestisci un’azienda, sei proprietario di un sito web o lavori con dati personali, è fondamentale comprendere le implicazioni del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) sulle tue attività. Questo regolamento è entrato in vigore nell’Unione Europea il 25 maggio 2018.
Cos’è il GDPR?
Il GDPR è una normativa europea che disciplina il trattamento dei dati personali all’interno dell’Unione Europea. Si inserisce nel proseguimento della legge francese Informatique et Libertés del 1978 e dà ai cittadini un maggiore controllo sull’uso delle loro informazioni personali.
I principali scopi del GDPR sono:
- armonizzare le regole in Europa per il trattamento dei dati;
- fornire un quadro giuridico unico per le aziende, permettendo loro di operare digitalmente con fiducia reciproca tra brand e utenti.
Quali sono gli obiettivi del GDPR?
Il GDPR persegue tre obiettivi principali:
- Accrescere i diritti delle persone: include, tra le altre cose, il diritto alla portabilità dei dati e disposizioni specifiche per i minori;
- Responsabilizzare chi tratta i dati: sia i titolari del trattamento sia i responsabili esterni (sub-processor) devono rispettare gli stessi obblighi;
- Rafforzare la regolamentazione: aumenta la cooperazione tra le autorità europee di protezione dei dati per decisioni comuni e sanzioni più dure nei casi transnazionali.
A chi si applica il GDPR?
Il GDPR può riguardare qualsiasi organizzazione, indipendentemente dalle sue dimensioni, attività o paese di origine, se tratta dati personali e:
- è stabilita in un paese membro dell’Unione Europea;
- oppure si rivolge direttamente a cittadini europei.
Per esempio, un’azienda con sede in Italia che esporta prodotti in Tunisia deve comunque rispettare il GDPR perché ha sede nell’UE. Allo stesso modo, una società giapponese con un e-commerce in lingua francese che vende in Francia deve conformarsi alla normativa.
Il GDPR riguarda anche i responsabili esterni del trattamento, come:
- provider di hosting;
- software integratori;
- agenzie di comunicazione;
- società di marketing.
Questi trattano dati personali per conto di un’altra entità (azienda, ente locale o associazione) e quindi rientrano nel campo di applicazione del regolamento.
Chi deve nominare un DPO?
Il GDPR prevede la nomina di un Data Protection Officer (DPO) nei seguenti casi:
- se l’attività riguarda il settore pubblico;
- se il trattamento dei dati richiede monitoraggio regolare, sistematico e su larga scala dei soggetti;
- se il trattamento principale riguarda categorie di dati sensibili o informazioni su condanne penali.
Il DPO consiglia l’organizzazione sulla realizzazione di un’analisi d’impatto sulla privacy (Data Protection Impact Assessment – DPIA) quando un trattamento presenta un rischio per i diritti e le libertà delle persone, con l’obiettivo di valutare natura, gravità e impatto del rischio.
Chi garantisce l’applicazione del GDPR?
In Italia e in Francia il GDPR è applicato dalle autorità di controllo nazionali. In Francia questa autorità è la Commissione nazionale per l’informatica e le libertà (CNIL), istituita nel 1978.
La CNIL è un’autorità amministrativa indipendente, non subordinata a governo o ministeri. È composta da 18 membri (parlamentari, rappresentanti di istituzioni e figure qualificate) e da un team di funzionari.
Le quattro missioni principali della CNIL:
- Informare e proteggere i diritti dei cittadini – risponde a richieste di privati e imprese e riceve reclami;
- Accompagnare la conformità delle organizzazioni – fornisce strumenti e guide pratiche;
- Anticipare e innovare – contribuisce ai dibattiti digitali attraverso laboratori e ricerca;
- Controllare e sanzionare – verifica l’applicazione del regolamento, con controlli e, se necessario, con provvedimenti o sanzioni.
I 5 principi chiave della protezione dei dati personali
Il GDPR si basa su cinque principi fondamentali:
- Finalità: i dati devono essere raccolti e usati solo per uno scopo preciso, legittimo e trasparente;
- Pertinenza e proporzionalità: i dati devono essere adeguati, pertinenti e limitati allo scopo dichiarato;
- Limite di conservazione: i dati non possono essere conservati indefinitamente, ma solo per il tempo necessario allo scopo;
- Sicurezza e riservatezza: i dati devono essere protetti con misure tecniche e organizzative adeguate;
- Diritti delle persone: gli utenti devono essere informati su come esercitare i propri diritti, e qualsiasi richiesta deve essere soddisfatta entro un mese.
Diritti delle persone sui propri dati
Le persone hanno specifici diritti sui propri dati personali, tra cui:
- diritto di accesso ai propri dati;
- diritto di rettifica e opposizione;
- diritto alla portabilità dei dati;
- diritto all’oblio;
- diritto a essere informati in caso di violazioni;
- diritto al risarcimento per danni materiali o morali;
- possibilità di azione collettiva (class action).
6 buone pratiche per garantire la conformità al GDPR
Per essere conformi al GDPR, ecco alcune raccomandazioni chiave:
1. Raccogliere solo dati utili
I dati personali devono essere raccolti solo per scopi chiari e legittimi. Non puoi usarli per scopi diversi da quelli comunicati inizialmente. Ad esempio, un database di candidati per un processo di selezione non può essere usato per attività promozionali.
2. Essere trasparenti
Le persone devono sapere come e perché i loro dati vengono utilizzati. Le informazioni devono essere:
- coerenti con il contesto di raccolta;
- accessibili e comprensibili.
La raccolta dei dati a loro insaputa è proibita.
3. Facilitare l’esercizio dei diritti
Devi permettere alle persone di esercitare i propri diritti facilmente (es. via email a un indirizzo dedicato) e rispondere tempestivamente alle richieste.
4. Definire periodi di conservazione
Non è consentito conservare i dati all’infinito. Devono essere eliminati o anonimizzati una volta raggiunto lo scopo per cui sono stati raccolti, rispettando le norme vigenti.
5. Garantire la sicurezza dei dati
Adotta misure adeguate a proteggere dati e sistemi:
- sicurezza fisica e informatica;
- controllo degli accessi;
- gestione delle autorizzazioni.
Le misure devono essere proporzionate alla sensibilità dei dati trattati.
6. Adottare un approccio continuo di conformità
È importante verificare regolarmente:
- se i trattamenti sono cambiati;
- se le procedure di sicurezza vengono rispettate;
- se sono necessarie modifiche o aggiornamenti.
Email marketing: come ottenere il consenso
Nel contesto dell’email marketing, il consenso dell’utente è obbligatorio. Se non c’è un “sì” chiaro, si considera un rifiuto. Il consenso deve essere esplicito, ad esempio con una dichiarazione come:
«[] Accetto che il mio indirizzo email venga utilizzato per ricevere offerte dalla società X via email.»
Double opt-in
Per essere più sicuri e conformi, è consigliabile adottare il double opt-in:
- l’utente dà il consenso iniziale;
- conferma cliccando un link ricevuto via email.
Questa procedura garantisce:
- che l’indirizzo sia valido;
- una maggiore qualità della lista;
- una reputazione migliore con i provider;
- meno reclami di spam.
Soluzioni per la raccolta di profili opt-in (Dataventure)
Con Dataventure puoi raccogliere profili opt-in attraverso leve diverse:
- clic-lead: ottimo per visibilità, traffico e acquisizione lead. Consente di raccogliere profili dedicati con CPL contenuto, senza condivisione di indirizzi;
- co-registration premium: campagne posizionate su una pagina dedicata al tuo brand, con qualificazione avanzata dei lead;
- co-registration: ideale per raccogliere profili affini a costi controllati;
- co-sponsoring: offre un costo per profilo molto competitivo, con centinaia di migliaia di profili opt-in mensili.
Dataventure monetizza i canali del gruppo Cardata, raccogliendo ogni mese oltre 3 milioni di indirizzi email per grandi inserzionisti. L’agenzia è tra i principali attori in Francia nella raccolta di profili opt-in.
Vantaggi del double opt-in
Scegliere il double opt-in porta numerosi vantaggi:
- conferma della validità degli indirizzi;
- miglioramento della qualità delle liste;
- conformità alle normative sulla privacy;
- riduzione delle segnalazioni di spam;
- aumento della reputazione del brand.
Sanzioni per non conformità al GDPR
La non conformità può comportare pesanti sanzioni:
- fino a 10 o 20 milioni di euro di multa;
- o tra il 2% e il 4% del fatturato mondiale annuo dell’azienda.
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